L'archivio contiene la banca dati di 65.000 schede ICCD prodotte dall'Ufficio Catalogo della Soprintendenza. Il sistema informativo gestisce le diverse tipologie di schede e le fotografie allegate, consultabili attraverso la ricerca.

E' possibile ricercare l'opera, o le opere, attraverso dati quali il Numero di Catalogo Generale o il numero di Inventario di museo, il soggetto, la tipologia di opera - tramite il campo Definizione dell'Oggetto - l'autore, la collocazione, la sala della collezione in cui è conservata; oppure tramite la datazione - l'anno preciso o un intervallo di anni -, la materia e la tecnica, il committente, o infine il codice identificativo della fotografia (FTAN).

Alcuni campi di ricerca possono essere ripetuti per cercare più valori nello stesso campo, anche con l'uso degli operatori booleani (and, or, not).

Nella ricerca per datazione si potranno indicare ambedue gli estremi cronologici (da, a): in tal modo è possibile ricercare tutti gli oggetti la cui datazione cade entro gli estremi cronologici indicati; per ricercare un anno preciso si ripeterà lo stesso valore nelle due finestre. Compilando invece un solo valore, si indicherà un solo estremo cronologico: in tal modo, inserendo un anno nel campo "da" o nel campo "a" si otterranno, rispettivamente, gli oggetti la cui datazione è compresa nel periodo successivo, o precedente, all'anno indicato.

Nella lista dei risultati della ricerca compare la miniatura della foto dell'opera e i dati di base (Numero di Catalogo Generale, luogo di collocazione, opera e soggetto, autore, date) attraverso il link sul Numero di Catalogo Generale viene visualizzato il dettaglio della scheda dell'opera; la fotografia dell'opera appare nella finestra "Allegati", una finestra indipendente che può essere spostata sullo schermo nella posizione preferita per adattarsi al formato dello schermo o per mantenerla visibile in qualunque punto dello scorrimento del testo della scheda.

Nella finestra "Allegati" sono anche indicati i link ai documenti eventualmente presenti negli altri Archivi sulla stessa opera, che possono essere aperti direttamente. La foto può essere inoltre aperta in una finestra apposita. (Ricerca)

Collegati all'archivio schede sono gli archivi dei due Authority Files che riportano i dati completi relativi agli autori e alla bibliografia citati nelle schede in modo abbreviato; per lo specifico rapporto tra le informazioni contenute nei due archivi e l'opera schedata, da ciascuna scheda è possibile visualizzare il dato relativo.

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