L'archivio storico della Soprintendenza, composto da 7120 unità archivistiche tra fascicoli e registri dal 1896 al 2011, con documenti dal 1829 (cfr. Fidecommessi), conserva la storia di questa istituzione nel corso di più di 100 anni. Grazie ad un recente lavoro di riordinamento e inventariazione, preceduto dal censimento effettuato nel biennio 2010-2011, è stato elaborato questo inventario consultabile online.
L'inventario comprende documentazione relativa sia all'archivio storico propriamente detto 1896-1971, sia all'archivio di deposito fino al 2011. La scelta di mantenere unita, in un unico strumento di ricerca, materiale afferente allo storico e al deposito, nasce dalla necessità di non dividere serie cronologicamente organiche che mantengono una loro continuità sin dalla costituzione (es. Mostre, Rendiconti, Tutela, ecc.).
L'archivio presenta una sedimentazione documentaria complessa dovuta soprattutto all'evoluzione che l'Istituto ha subito nel tempo e che lo ha portato a cambiare più volte la propria denominazione e in molti casi a modificare le proprie competenze. Pertanto la tipologia delle carte, pur mantenendosi omogenea nel tempo, riflette l'evoluzione dell'Istituto, delle sue competenze e quindi della struttura amministrativa.
Si parte, dal punto di vista strettamente cronologico, dal nucleo documentario più antico (Fondo antico) prodotto dalla Regia Soprintendenza alle gallerie e musei medievali e moderni per le province di Roma, L'Aquila, Chieti e Teramo, la cui partizione comprende carte che dal 1897 arrivano comunque al 1937.
Quindi dalla denominazione di Regia Soprintendenza alle gallerie e ai musei medioevali e moderni nel 1908 si passa a quella di Regia Soprintendenza alle gallerie negli anni Venti. Con l'avvento della Repubblica l'Istituto assume il nome di Soprintendenza alle Gallerie Roma I e quindi a metà degli anni Settanta quello di Soprintendenza per i beni storici e artistici di Roma modificato agli inizi del 2000 in Soprintendenza per il polo museale romano e infine in Soprintendenza speciale per il patrimonio storico-artistico ed etno-antropologico per il polo museale della città di Roma.
Nella presentazione delle carte si è cercato di fare emergere tale complessità, scegliendo di approfondire le specifiche (struttura della serie, tipologia dei documenti, note storiche, ecc.) nella descrizione analitica dei singoli livelli della struttura con particolare attenzione a quello della serie documentaria.
L'archivio è attualmente conservato nel sottotetto di Palazzo Venezia, posizionato su scaffali numerati per i quali è stato redatto un apposito inventario topografico (allegato al presente inventario) con l'indicazione della collocazione delle singole buste (unità di conservazione) contenenti fascicoli e/o registri.
Nell'inventario compare la descrizione dei livelli (serie, sottoserie, sottosottoserie) e l'individuazione delle singole unità archivistiche (fascicoli e registri) per le quali sono stati rilevati i seguenti dati: segnatura, titolo, estremi cronologici, collocazione e, laddove necessario, una breve descrizione e le note esplicative inerenti sia la data che altri elementi.
